Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Vertragspartner & Geltungsbereich

1.1. Vertragspartner ist die MICE Impact GmbH, Mietenkamer Str. 162, 83224 Grassau, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführerin Tanja Knecht.

1.2. Diese AGB regeln die Geschäftsbeziehungen zwischen der MICE Impact GmbH und Teilnehmern, Sponsoren, Ausstellern oder Kunden.

1.3. Teilnehmer können über die Communities „MICE Ladies“, „MICE Impact“ (eingetragene Marken) und „YoungStars“ miteinander vernetzt werden. Die Teilnahme erfolgt freiwillig; es entstehen dadurch keine Mitgliedschaften im klassischen Sinne.

1.4. Diese AGB gelten für die Nutzung von Weiterbildungs- und Networking-Formaten, Events, Workshops, Academy-Programmen, Hosted Buyer Programmen, Sponsorenpaketen sowie für die Registrierung über Tickets oder Sponsorenbuchungen.

1.5. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, also natürlichen oder juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.

2. Vertragsschluss / Buchung

2.1. Teilnehmer: Die Darstellung der Veranstaltungen im Ticketshop stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe einer Buchung. Mit Abschluss des Bestellvorgangs („zahlungspflichtig buchen“) gibt der Teilnehmer ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, sobald dem Teilnehmer das Ticket bereitgestellt oder per E-Mail übermittelt wird oder die Zahlung durch MICE Impact angenommen wird. Für bestimmte Leistungen erfolgt die Abrechnung per Rechnung. Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

2.2. Sponsoren: Sponsorenpakete werden über eine gesonderte Sponsorenregistrierung gebucht. Der Link zu dieser Seite wird nur ausgewählten, potenziellen Sponsoren auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Mit Absenden des Formulars gibt der Sponsor ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt durch die Bestätigung von MICE Impact zustande.

2.3. Vor Absenden kann der Kunde seine Eingaben laufend korrigieren. Der Vertragstext kann vom Kunden gespeichert oder ausgedruckt werden.

3. Mitwirkungspflichten

3.1. Teilnehmer und Sponsoren stellen alle für die Leistungserbringung notwendigen Informationen, Unterlagen, Logos oder Materialien bereit.

3.2. Mit Bereitstellung versichert der Kunde, dass alle Rechte an den Materialien vorliegen (Urheberrechte, Kennzeichnungsrechte, „Recht am eigenen Bild“) und stellt MICE Impact von Ansprüchen Dritter frei.

3.3. MICE Impact ist berechtigt, die bereitgestellten Logos, Namen oder Materialien für eigene Marketingzwecke, auf der Website, in Social Media oder in Partnerschaften zu verwenden.

4. Rechte, Pflichten, Teilnahmebedingungen

4.1. Versicherungspflicht: Alle Teilnehmer sind verpflichtet, über eine eigene ausreichende Versicherung (Kranken-, Unfall-, Haftpflicht) zu verfügen. MICE Impact haftet nur bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten.

4.2. Persönliche Gegenstände, Kleidung und Garderobe: Teilnehmer tragen die Verantwortung für ihre eigenen Gegenstände wie Taschen, Kleidung oder elektronische Geräte. Die Nutzung der Garderobe erfolgt auf eigene Verantwortung. MICE Impact haftet nicht für Verlust oder Beschädigung von Gegenständen. Angemessene Kleidung ist insbesondere bei speziellen Programmpunkten oder Workshops zu tragen.

4.3. Den Vertragspartnern ist bekannt, dass MICE Impact mit Dritten Partnerschaften zur Durchführung von Formaten eingegangen ist. Leistungen von MICE Impact erfolgen unter Berücksichtigung der jeweiligen allgemeinen Geschäftsbedingungen und/oder Hausordnung der Partner, welche bei Inanspruchnahme der Leistungen beachtet werden müssen und Teil des Vertrages werden.

5. Sponsorenpakete

5.1. Sponsoren erhalten den Link zur internen Registrierung auf Anfrage und nach Auswahl durch MICE Impact.

5.2. Die Buchung der Sponsorenpakete erfolgt über das digitale Formular. Mit der Bestätigung durch MICE Impact wird der Vertrag wirksam.

5.3. Die Zahlung erfolgt online oder auf Rechnung (14 Tage netto). Verzugszinsen sind gemäß § 288 BGB möglich.

5.4. Ein Rücktritt oder Ersatz ist nur nach Absprache und ausdrücklicher Bestätigung durch MICE Impact möglich.

6. Nutzung von Logos und Marketingmaterial

6.1. MICE Impact ist berechtigt, Teilnehmer- und Sponsorenlogos sowie Namen für Marketing und Kommunikation zu nutzen.

6.2. Sponsoren und Teilnehmer bestätigen, dass die Verwendung ihrer Logos und Namen zulässig ist und dass sie alle erforderlichen Rechte hierfür besitzen.

7. Foto-, Video- und Audioaufnahmen

7.1. Bei allen unter Punkt 1 beschriebenen Formaten werden Foto-, Film/Video- und Audioaufnahmen angefertigt. Diese Aufnahmen dürfen für Marketing, Websites, Social Media, Partnerkommunikation oder durch Partner bzw. Dritte verwendet werden.

7.2. Auf einer Veranstaltung angefertigte Fotos oder Filmaufnahmen von Mitgliedern können von MICE Impact auf den eigenen Internetseiten, den Internetseiten der unter Punkt 1 beschriebenen Communities, in den sozialen Medien wie LinkedIn und Facebook von MICE Impact, der genannten Communities und Tanja Knecht sowie in sonstigen Medien, beispielsweise auf YouTube, in Presse- und Zeitungsartikeln, Pressemeldungen, Fernseh- und Filmbeiträgen sowie in Imagefilmen und Kurzvideos für soziale Medien und zu Vertriebszwecken, genutzt werden. Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung erteilt das Mitglied seine Einwilligung zu diesen Nutzungen.

7.3. Audioaufnahmen der Veranstaltung können angehört und genutzt werden, um Zusammenfassungen, Zitate oder Berichte über die Veranstaltung zu erstellen.

7.4. Teilnehmer und Sponsoren erklären mit Anmeldung oder Teilnahme ihr Einverständnis („Modell Release“). Falls dies nicht gewünscht ist, bitten wir um Mitteilung an den Foto- oder Videografen vor Ort. Ein Widerruf ist schriftlich möglich und wirkt nur für die Zukunft. Der Widerruf ist an info@mice-impact.com zu richten. Mit dem Widerruf sind Datum und Ort der Veranstaltung, die Bildnummer, der direkte Link zur Bilddatei sowie eine kurze Beschreibung der abgebildeten Personen anzugeben.

8. Haftung

8.1. MICE Impact haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

8.2. Haftung für leichte Fahrlässigkeit besteht nur bei Verletzung wesentlicher Pflichten (Kardinalpflichten) und ist auf den vorhersehbaren Schaden begrenzt.

8.3. MICE Impact haftet nicht für den Verlust von Daten oder persönlichen Gegenständen.

8.4. Die Haftung für Körper- oder Gesundheitsschäden bleibt unberührt.

8.5. Gewährleistungsansprüche wegen mangelhafter Leistung sind unverzüglich, spätestens innerhalb von fünf Werktagen nach Leistungserbringung und Kenntnismöglichkeit gegenüber MICE Impact in Textform geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist sind Ansprüche ausgeschlossen.

8.6. Ist die Haftung von MICE Impact gemäß 8.1 ausgeschlossen oder beschränkt, so gilt dies auch für die persönliche Haftung seiner Angestellten, Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

8.7. MICE Impact haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass der Kunde Leistungen von MICE Impact in Anspruch nimmt, ohne eine Datensicherung durchgeführt zu haben.

8.8. MICE Impact haftet nicht für den Verlust von Ausstellungsmaterialien des Kunden. Der Kunde ist für die Materialien vor, während und nach der Veranstaltung selbst verantwortlich.

8.9. MICE Impact haftet nicht, wenn der Kunde ein gebuchtes Sponsorenpaket nicht in Anspruch nehmen kann.

9. Höhere Gewalt

9.1. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt, wie beispielsweise Naturkatastrophen, Pandemien, extreme Unwetter, Kriege, politische Unruhen, Streiks, behördliche Maßnahmen, Terrorismus, Sabotage oder Produktionsstörungen außerhalb des Einflussbereiches von MICE Impact, sowie aufgrund von Störungen am Veranstaltungsort oder zu geringer Teilnehmerzahl nicht möglich, werden bestätigte Teilnehmer und Aussteller umgehend informiert. Eine Absage wegen zu geringer Teilnehmerzahl erfolgt rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn. Die Veranstaltungsgebühr wird in diesen Fällen erstattet. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall ist ausgeschlossen, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Verhaltens von MICE Impact.

9.2. Im Fall einer Absage mit gleichzeitiger oder geplanter Neuterminierung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt bleiben die vertraglich vereinbarten Leistungen bestehen, und die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch bis zum neuen Veranstaltungstermin. Dieser Termin kann auch im Folgejahr liegen.

9.3. Die Parteien verpflichten sich wechselseitig, sich unverzüglich über Absagen oder Verschiebungen in Kenntnis zu setzen. Liefer- und Leistungspflichten werden zu dem verschobenen Termin erbracht.

9.4. Bei Vermutung oder Voraussicht auf einen Fall höherer Gewalt besteht kein Recht zur außerordentlichen Kündigung. MICE Impact ist nur aufgrund behördlicher Maßnahmen, Warnungen oder Beschlüsse der verantwortlichen Institutionen zur Absage berechtigt.

9.5. Ansprüche des Vertragspartners gegen MICE Impact aufgrund nach Beginn der Veranstaltung veränderter Umstände oder darauf bezogener behördlicher Einschränkungen, insbesondere bei Pandemien oder vergleichbaren Umständen, sind ausgeschlossen. Leistungen werden auf Ersatztermine übertragen; Reise- oder Übernachtungskosten werden nicht erstattet, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz von MICE Impact.

10. Besondere Bedingungen für Aussteller und Sponsoren

10.1. Gemeinsame Buchung durch mehrere Aussteller
Sofern mehrere Anbieter gemeinsam ein Sponsoringpaket oder einen Ausstellungsbereich buchen – beispielsweise ein Convention Bureau, eine Hotelmarke, eine DMC oder eine sonstige Repräsentanz mit Partnern – haben sie bei der Anmeldung einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen. Mit diesem Vertreter erfolgt ausschließlich die Kommunikation sowie der Vertragsabschluss durch MICE Impact. Der bevollmächtigte Vertreter haftet für ein Verschulden der von ihm vertretenen Aussteller wie für eigenes Verschulden. Die beteiligten Aussteller haften gegenüber MICE Impact als Gesamtschuldner.

10.2. Zuteilung von Stand- und Ausstellungsflächen
MICE Impact teilt den Ausstellern Standflächen beziehungsweise Ausstellungsbereiche unter Berücksichtigung des jeweiligen Veranstaltungsformats, des Programms sowie der verfügbaren Räumlichkeiten zu. Stand- oder Flächenwünsche werden nach Möglichkeit berücksichtigt, können jedoch nicht garantiert werden. Ein Austausch der zugeteilten Flächen mit anderen Ausstellern sowie eine teilweise oder vollständige Überlassung an Dritte ist ohne vorherige Zustimmung von MICE Impact unzulässig.

10.3. Reise- und Logistikkosten
Die Sponsoring- und Ausstellerpakete umfassen grundsätzlich keine Reiseleistungen. Insbesondere sind An- und Abreise, Transport, Logistik, Versand von Ausstellungsmaterialien sowie Hotelübernachtungen nicht Bestandteil des Leistungsumfangs, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

10.4. Impact Lounge – variable Ausstelleranzahl
Bei Buchung des Sponsoringpakets „Impact Lounge“ erfolgt die Anmeldung über das entsprechende Registrierungsformular. Der Vertrag kommt mit der Annahme der Buchung durch MICE Impact zustande. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich teilnehmenden und angemeldeten Aussteller.

10.5. Kündigung oder Rücktritt durch den Aussteller
Wird der Vertrag über die Standmiete und die hiermit verbundenen Werbeleistungen durch den Aussteller bis zu acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn beendet, ist der Aussteller verpflichtet, 50 % der vereinbarten Kosten des gebuchten Sponsoringpakets zu zahlen. Erfolgt die Kündigung oder der Rücktritt weniger als acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn, bleibt der Aussteller zur Zahlung der vollen vereinbarten Vergütung verpflichtet. Dem Aussteller bleibt der Nachweis vorbehalten, dass MICE Impact kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Die Geltendmachung weitergehender gesetzlicher Ansprüche bleibt vorbehalten. Maßgeblich für die Einhaltung der Frist ist der Zugang der Kündigungserklärung bei MICE Impact.

10.6. Kündigung oder Rücktritt durch MICE Impact
MICE Impact ist zum Rücktritt berechtigt, wenn die vollständige Zahlung nicht bis zu dem in der Rechnung festgelegten Zeitpunkt eingegangen ist und der Aussteller auch nach Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht zahlt. MICE Impact ist zudem berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn der Aussteller gegen das Hausrecht des Veranstaltungsortes verstößt und sein Verhalten auch nach Abmahnung nicht einstellt. Weiterhin kann MICE Impact zurücktreten, wenn Voraussetzungen für die Zulassung des Ausstellers nicht mehr vorliegen oder MICE Impact nachträglich Gründe bekannt werden, deren Kenntnis eine Nichtzulassung gerechtfertigt hätte.

10.7. Werbung des Ausstellers
Werbung aller Art ist nur innerhalb des vom Aussteller gemieteten Standes für die eigene Firma des Ausstellers und nur für die von ihm hergestellten oder vertriebenen Dienstleistungen oder Produkte erlaubt, sofern keine andere Vereinbarung mit MICE Impact getroffen wurde. Lautsprecherwerbung, Video- oder Filmvorführungen, Showeinlagen sowie andere werbliche Maßnahmen bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch MICE Impact. Politische Werbung ist grundsätzlich unzulässig.

10.8. Erforderliche Genehmigungen
Der Aussteller ist dafür verantwortlich, dass sämtliche behördlichen Genehmigungen, GEMA-Bestimmungen, gewerblichen, polizeirechtlichen, gesundheitsrechtlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden, insbesondere auch das Gerätesicherheitsgesetz. Während der Veranstaltung unterliegt der Aussteller auf dem gesamten Gelände dem Hausrecht des jeweiligen Veranstaltungsortes. Den Anordnungen der dort Beschäftigten ist Folge zu leisten.

11. Datenschutz und Zustimmung zur Datenverarbeitung

11.1. Personenbezogene Daten der Teilnehmer und Sponsoren werden ausschließlich zur Vertragsabwicklung, Veranstaltungsdurchführung und zur Kommunikation im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwendet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

11.2. MICE Impact ist berechtigt, personenbezogene Daten an mit der Durchführung der vertraglichen Leistungen beauftragte Dritte weiterzugeben. Die Dritten handeln dabei als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

11.3. Teilnehmer und Sponsoren können freiwillig zustimmen, dass ihre Kontaktdaten an Partner und Sponsoren für eigene Marketing- und Vertriebszwecke weitergegeben werden. Diese Zustimmung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Teilnahme an der Veranstaltung. Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich.

11.4. Teilnehmer und Sponsoren können Einwilligungen zur Datenweitergabe jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf bedarf der Textform und ist an datenschutz@mice-impact.com zu richten. Bereits weitergegebene Daten dürfen nach Widerruf nicht mehr genutzt werden.
11.5. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zu Rechten der Betroffenen finden sich in der Datenschutzbestimmung von MICE Impact.

12. Abwerbeverbot

12.1. Teilnehmer, Sponsoren oder Partner verpflichten sich, während der Veranstaltung und zwölf Monate danach keine Mitarbeiter oder Erfüllungsgehilfen von MICE Impact direkt oder indirekt abzuwerben.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

13.2. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Grassau, Deutschland.

13.3. Es findet ausschließlich deutsches Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Die Anwendung des Wiener Übereinkommens über das UN-Kaufrecht ist ausgeschlossen.

13.4. Sollte eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, bleibt der Rest der AGB gültig. Die gesetzlichen Regelungen treten an die Stelle der unwirksamen Klausel und gelten auch im Falle einer Regelungslücke.

13.5. Die Vertragsparteien werden sich gegenseitig umgehend über alle Umstände, die für die Durchführung dieses Vertrages von Bedeutung sein könnten, unterrichten.

13.6. Die Vertragsparteien verpflichten sich, den Inhalt dieses Vertrages, insbesondere die hiernach geschuldeten Leistungen, Dritten gegenüber vertraulich zu behandeln. Eine Offenlegung vertraglicher Vereinbarungen jedweder Art an Dritte ist nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung der anderen Vertragspartei, zur Wahrung schutzwürdiger Belange einer oder beider Vertragsparteien oder aufgrund zwingender gesetzlicher Bestimmungen zulässig. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages fort.

13.7. MICE Impact behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern, soweit dies notwendig erscheint, beispielsweise aufgrund geänderter Gesetzeslagen, sofern der Vertragspartner dadurch nicht wider Treu und Glauben benachteiligt wird. MICE Impact wird den Vertragspartner im Falle einer Änderung schriftlich oder in Textform informieren. Der Vertragspartner kann der Änderung innerhalb einer mitgeteilten Frist widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, werden die geänderten AGB Bestandteil des Vertrages.

14. Alternative Streitbeilegung

14.1. Die EU-Kommission stellt im Internet unter folgendem Link eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr . Diese Plattform dient als Anlaufstelle zur außergerichtlichen Beilegung von Streitigkeiten aus Online-, Kauf- oder Dienstleistungsverträgen, an denen ein Verbraucher beteiligt ist.

14.2. MICE Impact ist zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle weder verpflichtet noch bereit.